Back to School and Back to Work

Na een zonnige en warme zomervakantie, is het veelal weer tijd om weer plaats te nemen in de schoolbanken, je leukste collega’s op werk weer terug te zien na een paar weken en/of om gewoon weer lekker fris en fruitig aan de slag te gaan na een welverdiende vakantie!

Met veel plezier nog even dagdromend terugdenken aan die geweldige surfspot met toffe camping, Foodtruck-festival waar je zo gesmuld hebt van alle lekkernijen of ultieme roadtrip die je met je gezin er dit jaar weer van gemaakt hebt! Of lekker (all-inclusive) liggen bakken op het strand ergens aan de Italiaanse, Franse, Turkse, Griekse of ‘gewoon’ Nederlandse kust bijvoorbeeld?

De keuze van je vakantiebestemming, type accommodatie en locatie, hangen vaak af van wat het ‘doel’ is wat je voor ogen hebt met deze vakantie én de groepssamenstelling van met wie je gaat. Ga je voor de ultieme ontspanning en even helemaal niks aan je hoofd, of ben je meer te porren voor een interessante excursie, wijnproeverij, stedentrip, uitdagende hike, fiets-toertocht, musea of het genieten van de gezellige sfeer van zomer in een bruisende stad?

En met wat voor gezelschap ben je dit jaar gegaan? Met de hele familie naar die ene leuke camping waar jullie al sinds jaar en dag komen, een nachtje in dat luxueuze hotel waar jullie jaren terug nog eens geweest zijn om een jubileum te vieren met z’n tweetjes, of een vakantiepark met alle ruimte voor een grote groep vrienden die ondertussen ook allen aardig wat kroost rond hebben lopen?
Een goede invulling van een geslaagde vakantie is vaak voor iedereen weer nét anders!

Nu de meesten weer aan de slag gaan op werk of school na de vakantie, beginnen er ook weer meer en meer meetings, bijeenkomsten, coachings-sessies, workshops, afdelings-overleggen, cursussen en ga zo maar door voor velen weer.

Het Wie, Wat en Waar van een goede vergadering

De keuze voor de bestemming is dus vaak afhankelijk van het doel én van de groeps-samenstelling waarmee je te maken hebt als je op vakantie gaat. Dit is ook onverminderd van toepassing op kiezen van een locatie voor een vergadering. Wat is het doel van de vergadering?

Komen alle Marketing & Sales Managers vanuit verschillende continenten bijeen voor de jaarlijkse meeting van jullie bedrijf? En dit jaar zijn dat er wellicht nog maar een handjevol, maar wie weet dat volgend jaar het dubbele aantal te verwachten én te hopen is!?
Of betreft het een meeting van de 3-koppige directie, of toch juist een afdelingsoverleg met alle 75 collega’s van deze afdeling? De sfeer en grootte van de locatie die je kiest voor deze meeting is van vitaal belang voor het succesvol verlopen hiervan.

Een presentatie geven waarbij aandacht en rust benodigd is zou bijvoorbeeld niet ideaal zijn om te doen in een zijkamer van dat drukke (sterren-) restaurant.
Maar wanneer je een kort woordje wil doen om iedereen in jullie bedrijf kort te bedanken, nog samen eventjes een paar minuten door de cijfers heen te gaan met elkaar en de speerpunten voor volgend jaar daarbij meenemend, om vervolgens samen te gaan genieten van een heerlijk 7-gangen diner met alles er op en er aan, dán kan dit natuurlijk wel weer de uitgelezen locatie zijn!

Het is wat dat aangaat gelukkig ook zo dat de meeste planners en/of organisatoren van meetings en vergaderingen bij de keuze van een geschikte locatie steeds meer inzien dat, en rekening houden met het feit dat een ruimte, sfeer en opstelling van groot belang zijn in het succesvol laten zijn van een bepaald type bijeenkomst of vergadering.
Een landelijke locatie waar overdag in alle rust zowel binnen als buiten een training gevolgd kan worden en waar uiteraard afgesloten kan worden met een heerlijke barbecue of borrel aan het eind van de dag om samen nog eens na te praten en te genieten.

Een indoor locatie die wat ruimer is opgezet kan weer geschikter zijn voor een wat groter gezelschap, voor bijvoorbeeld aandeelhouders vergaderingen, afdeling overleggen, presenteren van jaar- of kwartaalplannen aan alle medewerkers van een groot bedrijf, of het presenteren van de (nieuwe) strategie voor de komende periode bijvoorbeeld voor een internationaal bedrijf.

Hoe meer mensen er naar verwachting aanwezig zullen zijn, hoe belangrijker het ook wordt om over de logistiek na te denken. Komen er veel internationale deelnemers, dan is een locatie in de buurt van een vliegveld wellicht een goede optie. Komen alle medewerkers uit alle hoeken van het land, dan is een centraal gelegen locatie weer meer voor de hand liggend. Vergeet daarbij ook niet te checken of er voldoende parkeerruimte aanwezig is, of dat het makkelijk te bereiken is met het Openbaar Vervoer bijvoorbeeld. Of misschien net zo handig om vervoer te regelen, zodat iedereen vanaf station/vliegveld opgehaald kan worden, en naar de locatie gebracht wordt.

Op Wentsy.com ben je aan het juist adres om juist die geschikte (vergader) locatie te regelen, net als andere diensten die je daarbij wellicht nog wil toevoegen, om er een onvergetelijke en succesvolle dag van te maken!